デジタルファイルの管理と命名について

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ファイル名を整理する事で仕事がはかどる

ファイル名、わかりやすくなってますか?
残念ながら整理できていないと、仕事が思う様に進まないという事態を引き起こしかねません。

例えばよく使うファイル「ワークシート.xlsx」があったとして、前のファイルを残して新規で作る時、名前はどうしていますか?
もしかして「ワークシート最新版.xlsx」とか「ワークシート新しい.xlsx」とかになっていませんか?

もしファイルが古いものと合わせて2つしかない場合であれば、一目でわかります。
ですがこの作業を重ねていくとどうでしょう・・・
「ワークシート最新版より新しい.xlsx」とか「ワークシート更に最新.xlsx」とか・・・もしかしたら「ワークシート上より新しい.xlsx」とかになっているかもしれませんね。

ファイルが増えるほど、名づけがとても重要になってきます。
最後のは特によくない例ですね。
ファイルの並び順から見て命名したのかもしれませんが、ファイルの並び順は見る人のパソコンの設定によって変わります。
ファイル日付の昇順・降順で順序を決めていたり、ファイル名の昇順・降順かもしれません。

ファイルを探すとき、それぞれのファイルを開かなければ中身がわかりません。
なのでファイルの名前と更新日付を目安にファイルを探していきますね。
その時に「最新」とか入っているファイルを開いてみても、実はその後に作業が何度も入っていて、既に最新ではなくなっている場合もよくあるのではないでしょうか。
あるいは以前のものを見たい場合・・・探すのはより困難になりますね・・・

であれば更新日付をチェックすればいいのでは?と思うかもしれませんが、それもあまりアテにはなりません。
以前ファイルを開いて、内容の書き換えや追加を行わなくてもクセで上書き保存してしまったりすれば日付は変わってしまいます。
また、意図的に操作する事はないかもしれませんが、知識のある方であればファイル日付を変える事もできたりします。
それに作業すべきファイルと思っていたのに、実は古いものだった・・・という事もあるかもしれません。

これではファイルを開いて作業をする時間だけでなく、作業すべきファイルを探す時間もかかってしまいます。
早く見つけられれば、それだけ早く終わらせることができるので、ファイルの命名は重要です。

ではどうしたらラクに探せるのか・・・

それはファイル名称に年月日を書き込む方法が簡単です。
たとえば「ワークシート_20170909.xlsx」といった具合です。
これなら並んでいるファイルから、いつ作成した物かを見分ける事ができますね。

ファイル名称の並び順の仕様を利用する
フォルダの並び順は
・数字
・アルファベット
・ひらがな/かたかな
・漢字
という順番に並びます。
なのでファイルの先頭に数字を付けて、順序だてていくのも一つの方法です。
たとえば
01.エクセルファイル
02.ワードファイル
03.パワーポイントファイル

といった感じでしょうか。
先頭に数字を割り当てていくことで、自分の思っている順番に並べる事ができるので、なにかと便利です。

複数人で作業する事を前提として考える

私的なファイルであれば、特に意識しなくてもいいかもしれません。
ですが仕事などで使うファイルの場合は、きちんとルールを決めて、それを守る事が重要です。

もし、現在担当している人が自分一人だったとしても、将来的には引き継ぎがあるかもしれませんし、あなたの管理しているファイルを使う人が増えるかもしれません。
そうなった時にファイルが探しにくくなっていたとしたら、ファイルを探すのに手間取ってしまい、様々な場面で困る事が起こるかもしれません。

また、どこに保存したらいいのかわからず、おかしな場所にフォルダを作って保存してしまう事もよくありません。
探すべき場所が絞られている方が、探しやすいので当たり前ですね・・・
もし全く違うフォルダに保存する必要があるなら、関連するフォルダへショートカットを作っておく事をオススメします。

ファイルの命名や、保存する場所は困るものですが、きちんとルールを決めておかないと後からとても困ることに発展しかねません。
特に年月を重ね、たくさんのファイルが出来てしまうと、必要としているものを探すのにかかる時間も倍々になっていきます。
そうならない為にも、きちんと名称のルールを決めて、正しく履行しましょう。

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